راهنمای انتخاب سیستم تلفن گویا

پیش گفتار:

عصر سیستم های تلفنی حجیم و سنتی بالاخره در حال هموار کردن راه برای شکل های جدیدتر ارتباطات تلفنی هستند. این تغییر نیز تا حدی ناشی از تغییر محل کار است. با وجود شرکت های بیشتری که کارمندان دورکار دارند، اکنون یک راه حل تلفنی باید از انعطاف پذیری و تحرک پشتیبانی کند. سیستم تلفن مبتنی بر سخت افزار قدیمی به سادگی نمی تواند این تقاضاها را برآورده کند.

سیستم های تلفن میزبان راه حلی ارائه می دهند که فراتر از برقراری تماس تلفنی است. این سرویس طیف گسترده ای از ویژگی ها مانند کنفرانس ویدیویی، ارسال پیامک و پیام فوری را برای رفع نیازهای ارتباطی متنوع کسب و کارهای امروزی به ارمغان می آورد. ۶۱% از کسب و کارها در حال حاضر به سیستم های UCaaS (ارتباطات یکپارچه به عنوان یک سرویس)روی آورده اند، زیرا آن ها راه حل های جامع و مقرون به صرفه ای برای مدیریت تمام اشکال ارتباطات ارائه می دهند. این سرویس به عنوان یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت سرویس های صوتی، تصویری و پیام رسانی عمل می کند و پیچیدگی و ساده سازی عملیات را کاهش می دهد.

اگر یک سیستم تلفن میزبان را در نظر دارید، باید مزایای این سیستم را بسنجید تا بهترین گزینه را برای شرکت خود پیدا کنید. ما در این مقاله بیشتر به مفهوم تلفن میزبان می پردازیم و یک چک لیست برای انتخاب ارائه دهنده سرویس مناسب قرار می دهیم تا در نهایت تصمیم بگیرید به یک ارائه دهنده سرویس جدید مراجعه کنید.

سیستم تلفن میزبان چیست؟

یک سیستم تلفن میزبان، که به عنوان یک سیستم تلفن VoIP (صدا بر روی پروتکل اینترنت)نیز شناخته می شود، یک سیستم تلفن است که توسط یک ارائه دهنده خدمات شخص ثالث میزبانی می شود و از طریق اینترنت قابل دسترسی است. سیستم تلفن VoIP و سرورهای آن در خارج از محل، در یک مرکز داده قرار دارند و در محل شرکت ذخیره نمی شوند. کسب و کارها از طریق ارائه دهنده خدمات خود به این سیستم متصل می شوند و به جای خطوط تلفن فیزیکی با استفاده از اتصال اینترنت تماس می گیرند.

۵ دلیل برتری سیستم تلفن میزبان نسبت به سیستم های PBX

ممکن است ارزش ارتقا به یک سیستم تلفن میزبان یا یک پلتفرم UCaaS (ارتباطات یکپارچه به عنوان یک سرویس)را زیر سوال ببرید. بنابراین، پنج مزیت کلیدی که این راه حل ها ارائه می دهند که می تواند موارد استفاده از سیستم های PBX در محل سنتی را کاهش دهد:

۱. فرصت های صرفه جویی بیشتر در هزینه

سیستم های تلفن ثابت راه حل های مقرون به صرفه ای را ارائه می دهند زیرا با انواع مختلف سخت افزار مانند گوشی و نرم افزارهایی مانند سافت فون سازگار هستند و به کارمندان اجازه می دهند تا به استفاده از دستگاه های آشنای خود ادامه دهند. علاوه بر این، نیاز به نصب سخت افزار گران قیمت، هزینه های نگهداری سیستم تلفن، و هزینه های مکرر تیم های IT داخلی که منجر به صرفه جویی قابل توجه هزینه در مقایسه با سیستم های PBX مبتنی بر سیم مسی سنتی می شود را از بین می برد.

۲. توجه به نیازهای ارتباطی آینده

سیستم مخابراتی شرکت شما باید آینده نگر باشد تا هم با سخت افزار و هم با نرم افزار مدرن سازگار باشد. تلفن میزبان به طور موثر این نیاز را برآورده می کند. راه حل UCaaS یک محصول پویا است که در طول زمان تکامل می یابد، ویژگی های جدید، بهبود ویژگی های موجود، یکپارچگی سریع تر با ابزارهای جدید، و توانایی سفارشی سازی از طریق API ها، برخلاف سیستم های تلفن سنتی که دارایی های ثابت هستند، فراهم می کند.

۳. افزایش مقیاس پذیری

راه حل های تلفن میزبان مبتنی بر سخت افزار نیستند، که به آن ها اجازه می دهد تا بسیار انعطاف پذیر و سازگار با رشد کسب وکار شما باشند. این موضوع به ویژه برای کسب وکارهایی مفید است که قصد دارند در آینده نزدیک گسترش پیدا کنند یا افزایش موقتی تقاضا داشته باشند؛ مانند استارتاپ ها، کسب وکارهای کوچک که به سرعت در حال رشد هستند و شرکت ها.

مقیاس پذیری این سیستم ها نیز به این معنی است که شما تنها برای آنچه استفاده می کنید پول پرداخت می کنید و نیاز به خرید یک سیستم با ظرفیت ثابت مانند PBX سنتی را از بین می برید. UCaaS بر مبنای پرداخت به عنوان هزینه عمل می کند و انعطاف پذیری لازم را برای پاسخگویی به نیازهای متغیر کسب وکار شما فراهم می کند.

۴. مناسب برای نیروی کار دورکار و ترکیبی

روند کار از راه دور و ترکیبی در حال افزایش است و دیگر لوکس نیست بلکه یک ضرورت برای کسب و کارها است. راه حل های مبتنی بر ابر این انعطاف پذیری را با متمرکز کردن شبکه تلفن بر دسترسی به اینترنت به جای سخت افزار فیزیکی پشتیبانی می کنند و به تیم های از راه دور اجازه می دهند تا همان سطح دسترسی به سیستم تلفن را مانند همکاران در محل داشته باشند. UCaaS با ارائه ویژگی های اضافی مانند جلسات ویدئویی و پیام رسانی فوری که برای تیم های از راه دور ضروری هستند اما توسط سیستم های تلفن سنتی ارائه نمی شوند، یک گام فراتر می رود.

۵. راه حل همه جانبه

حتی اگر تیم شما کاملا دورکار نباشد، یک راه حل ارتباطی یکپارچه که تمام کانال های ارتباطی شما را در یک پلتفرم ادغام کند، برای کسب و کارهایی که ارتباطات آن ها فراتر از تماس تلفنی است، ضروری است. این کار نه تنها جریان های کاری را ساده می کند و بهره وری را افزایش می دهد، بلکه سازگاری با تلفن های اداری معمولی را نیز ارائه می دهد. سیستم تلفن ابری، تقریبا در همه موارد، جایگزین بهتری است زیرا شامل یک سیستم تلفن تجاری و طیف گسترده ای از قابلیت ها و انعطاف پذیری اضافی است.

۵ نکته برای تعویض سیستم تلفن میزبان

هنگام تعویض سیستم تلفن میزبان، چند نکته وجود دارد که هر صاحب کسب وکار باید در نظر داشته باشد. همیشه این نکات را بررسی کنید تا از انتخاب یک ارائه دهنده خدمات قابل اعتماد برای سیستم ارتباطی کسب وکار خود اطمینان حاصل کنید.این نکات شامل:

• ارزیابی ارتباط شبکه و اینترنت

راه حل های UCaaS برای عملکرد موثر ، به یک اتصال اینترنتی قوی و پایدار نیاز دارند. برخلاف سیستم های PBX که بر خطوط صوتی سنتی متکی هستند، راهکارهای UCaaS در فضای ابری میزبانی می شوند و به اتصال اینترنت متکی هستند. مهم است به یاد داشته باشید که یک اتصال ضعیف اینترنتی می تواند روی عملکرد سیستم تلفنی شما تاثیر منفی بگذارد.

علاوه بر این، از آنجا که سیستم های UCaaS می توانند در دستگاه های مختلف مانند تبلت، موبایل و لپ تاپ مورد استفاده قرار گیرند، مهم است که اطمینان حاصل کنید که شبکه داخلی شرکت شما ظرفیت کافی برای پشتیبانی از چندین کاربر را دارد.

این موضوع به ویژه برای کسب وکارهای بزرگ تر که هنوز در این حوزه ها سرمایه گذاری نکرده اند، اهمیت دارد. داشتن یک تجربه خوب از اینترنت در عین داشتن کیفیت صدای ضعیف به دلیل ماهیت واقعی ارتباط صوتی که به جریان داده بیشتری نسبت به دیگر فعالیت های مبتنی بر اینترنت نیاز دارد، غیرمعمول نیست. بنابراین، بسیار مهم است که قبل از اقدام به راه حل تلفن میزبان، یک اتصال مطمئن و پایدار را تضمین کنید.

• بررسی سازگاری امنیتی

امنیت یکی از مهم ترین دغدغه های همه کسب وکارها است؛ به ویژه وقتی صحبت از مدیریت داده های حساس به میان می آید. ارائه دهندگان تلفن میزبان باید گواهی نامه هایی داشته باشند که انطباق آن ها با استانداردهایی مانند IP – SEC، GDPR و HIPAA را نشان دهد. این کار تضمین می کند که سرویس دهنده تلفن میزبان شما می تواند برای حفظ امنیت داده های شما و مشتریانتان مورد اعتماد باشد.

• انتخاب ویژگی

هر کسب وکاری در زمینه ارتباطات تجاری نیازهای منحصربه فردی دارد. بنابراین، ضروری است که ویژگی های مورد نیاز سیستم تلفن را مشخص کرده و آن را با پیشنهادها ارائه دهنده خدمات مطابقت دهیم. در ادامه با ما همراه باشید تا بدانیم سیستم تلفن شما باید نیازهای ارتباطی استاندارد کسب وکار شما را برآورده کند.

• قرارداد را مرور کنید

هنگام در نظر گرفتن یک سوئیچ برای تلفن میزبان، مهم است که هر قرارداد POTS یا PRI موجود را در نظر بگیریم که ممکن است برای تجدید در آینده نزدیک نباشد. با این حال، برخی از ارائه دهندگان ممکن است به شما اجازه دهند تا سخت افزار و شماره تلفن خود را حفظ کنید، بنابراین بررسی آن ها مهم است. همچنین شرایط هر قرارداد جدید، مانند طول قرارداد و ساختار پرداخت (ماهانه یا سالانه)را در نظر بگیرید زیرا می توانند تاثیر قابل توجهی بر هزینه کلی داشته باشند. لازم است که درک روشنی از آنچه در یک قرارداد جدید به دنبال آن هستید، چه یک تعهد بلندمدت باشد و چه یک مدل پرداخت ماهانه، داشته باشید تا انتقال به پیام رسان میزبان تا حد ممکن آسان شود.

• نهایی کردن شرایط پرداخت

بیشتر راه حل های UCaaS براساس یک مدل هزینه ماهانه ثابت عمل می کنند. با این حال، مهم است که بدانیم آیا این قیمت ثابت شامل تمام خدمات لازم می شود یا خیر. هزینه های اضافی برای تماس های خاص می تواند اضافه شود و بهتر است از قبل از آن ها آگاه باشید. این هزینه های اضافی می تواند شامل ذخیره سازی، رونویسی، ضبط تماس، ادغام و غیره باشد. در حالی که هزینه های اشتراک را می توان در بودجه لحاظ کرد، برنامه ریزی و مدیریت هزینه های اضافی شگفت انگیز می تواند سخت تر باشد. لازم است از هزینه های اضافی احتمالی آگاه باشید تا مطمئن شوید بودجه شما دقیق است و بهترین ارزش را برای سرمایه گذاری خود دریافت می کنید.

۷ ویژگی الزامی برای سیستم تلفن میزبان شما:

همه سیستم های تلفن میزبان ویژگی های متفاوتی را ارائه می دهند، اما یک کسب وکار باید بداند که کدام ویژگی ها برای کسب وکار آن ها ضروری است. در اینجا لیستی از ۷ ویژگی که سیستم تلفن شما باید برای کمک به شرکت شما در کاهش هزینه ها و بهبود بازده سرمایه گذاری فراهم کند، آورده شده است:

۱. Auto provisioning

Auto provisioning، راه اندازی و پیکربندی خودکار دستگاه های جدید در شبکه را تسهیل می کند. این روش فرآیند اضافه کردن کاربران یا دستگاه های جدید به شبکه را ساده می کند، نیاز به پیکربندی دستی را از بین می برد و وظایف اجرایی را کاهش می دهد. علاوه بر این، اطمینان حاصل می کند که همه دستگاه ها به طور مداوم و مطابق با سیاست های امنیتی شبکه پیکربندی می شوند و خطر رخنه های امنیتی را کاهش می دهند.

این ویژگی به ویژه برای کسب وکارهایی که گردش مالی بالایی دارند یا دستگاه های جدیدی به شبکه خود اضافه می کنند، مفید است. این کار به افزایش کارایی، کاهش هزینه ها و بهبود تجربه کلی کاربر کمک می کند.

۲. کنفرانس ویدیویی VoIP

کنفرانس ویدیویی به کاربران اجازه می دهد تا چهره یکدیگر و صفحه نمایش کامپیوتر را در طول یک تماس ببینند. این ویژگی به ویژه برای متحد کردن تیم ها با اعضا در مکان های مختلف و افزایش جلسات از راه دور مفید است. این روش سخنرانان را قادر می سازد تا ایده های خود را با استفاده از جلوه های بصری، حرکات و زبان بدن منتقل کنند، در حالی که شنوندگان می توانند تعامل خود را از طریق نشانه های غیر کلامی مانند تکان دادن سر یا انگشت شست نشان دهند. این یک ابزار قدرتمند است که می تواند ارتباطات، بهره وری و هم کاری را بهبود بخشد.

۳. ضبط تماس

ضبط تماس یکی از ویژگی های مهم یک سیستم تلفن میزبان است که به شما اجازه می دهد ضبط صوتی تمام تماس ها را برای مرجع آینده ذخیره کنید. این ویژگی برای آموزش عوامل تماس جدید و ارزیابی کیفیت خدمات ارائه شده توسط شرکت ارزشمند است. با فراهم کردن قابلیت ضبط تماس ها، یک سیستم تلفن میزبان به شما ابزارهایی برای بهبود عملیات کسب وکار و رشد شرکتتان می دهد. علاوه بر این، قابلیت ضبط تماس ها در دستگاه های مختلف از جمله تلفن های همراه، تبلت ها و تلفن های هوشمند تضمین می کند که شما بدون توجه به دستگاه مورد استفاده، تمام تماس ها را ضبط کنید.

۴. یکپارچگی Third party

یک پلتفرم ارتباطی یکپارچه خوب باید گزینه های مختلفی را برای یکپارچه سازی با نرم افزارها و ابزارهایی که در حال حاضر از آن ها استفاده می کنید، ارائه دهد. مثال های رایج شامل Microsoft365 ، Google Workspace، Salesforce، Zoho CRM و …می شود. در نتیجه یک رابط یکپارچه فراهم می کند که می تواند تمام نیازهای شما را برطرف کند. تعداد ادغام های موجود شاخص خوبی از مفید بودن این پلتفرم است.

۵. WebRTC

WebRTC (ارتباط لحظه ای در وب)یک فن آوری است که ارتباط لحظه ای مانند تماس های صوتی و تصویری، چت و اشتراک گذاری فایل را به طور مستقیم از یک مرورگر وب بدون نیاز به نرم افزار یا پلاگین های اضافی ممکن می سازد. این نرم افزار به کاربران اجازه می دهد بدون نیاز به نصب یا پیکربندی هیچ نرم افزار اضافی، تماس بگیرند، به کنفرانس های ویدیویی بپیوندند و با دیگر اعضای تیم هم کاری کنند.

این ویژگی، اتصال و مشارکت کاربران در ارتباطات هر دستگاهی با مرورگر وب را آسان می کند. علاوه بر این، WebRTC با حذف نیاز به پلاگین های third party، سطح امنیت و حریم خصوصی را نیز افزایش می دهد و خطر آسیب پذیری ها را کاهش می دهد. علاوه بر این، WebRTC کیفیت صدا و وضوح ارتباطات را افزایش می دهد.

۶. ارتباط همه جانبه

ارتباط Omnichannel به مشتریان اجازه می دهد تا با استفاده از یک رابط واحد با یک کسب وکار از طریق چندین کانال مانند تلفن، ایمیل، چت و رسانه های اجتماعی ارتباط برقرار کنند. این کار به کسب وکارها کمک می کند تجربه ای یکپارچه و پایدار از مشتری در کانال های مختلف ارائه دهند. مشتریان به راحتی می توانند بدون از دست دادن محتوا، بین کانال ها سوئیچ کنند. به علاوه، کسب وکارها می توانند داده ها را جمع آوری کنند و تعاملات مشتری را در کانال های متعدد ردیابی کنند. این امر عامل ها را قادر می سازد تا به پرسش ها و شکایات مشتری به موقع پاسخ دهند و رضایت مشتری را بهبود بخشند. ارتباطات Omnichannel می تواند به کسب و کارها کمک کند تا با کاهش تعداد عوامل خدمات مشتری مورد نیاز برای رسیدگی به تعاملات مشتری، کارایی خود را افزایش دهند.

۷. تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش دهی

ویژگی تجزیه و تحلیل داده و گزارش دهی، ارزیابی عملکرد کارکنان را تسهیل می کند و بینش های ارزشمند مشتریان مانند رفتار، تقاضاها و اولویت ها را جمع آوری می کند. با استفاده از این داده ها، کسب وکارها می توانند زمینه های بهبود در خدمات مشتریان خود را شناسایی کنند و در جهت ارائه تجربه های بهتر به مشتریان تلاش کنند. مهم است که سیستم های نرم افزاری مختلف VOIP را بررسی و مقایسه کنید تا آن هایی را پیدا کنید که ابزارهای تحلیل و گزارش دهی قوی و دقیقی برای نیازهای کسب وکار شما ارائه می دهند.

نتیجه گیری:

ارتقا به یک سیستم تلفن میزبان یا راه حل UCaaS (ارتباطات یکپارچه به عنوان یک سرویس)می تواند مزایای قابل توجهی را برای کسب وکار شما به ارمغان بیاورد، صرف نظر از اینکه شما در حال حاضر از یک سیستم PBX سنتی یا یک راه حل مدرن VoIP استفاده می کنید!

رفرنس

بازگشت به خانه