پست صوتی (Voicemail) چیست؟

پست صوتی یا voicemail یک پیام صوتی ذخیره شده الکترونیکی است که توسط تماس گیرنده ایجاد شده و باقی می ماند تا بعداً توسط دریافت کننده تماس مورد نظر بازیابی شود.

این سیستم که به آن صندوق صوتی نیز می گویند در مشاغل برای ارسال، ذخیره و بازیابی پیام‌های صوتی استفاده می‌شود، درست مانند دستگاه منشی تلفنی. سیستم های پست صوتی با امکان دریافت پیام های تماس گیرندگان حتی زمانی که کارمندان حضور ندارند سیستم تلفن را انعطاف پذیرتر و قدرتمندتر می کند.

بسته به سیستم تلفن تجاری که شرکت گیرنده از آن استفاده می کند، گیرنده می تواند پیام ذخیره شده را از طریق تلفن، دسکتاپ، ایمیل و سایر دستگاه های ارتباطی بازیابی کند.

ویژگی های پست صوتی

در سیستم‌های آنالوگ قدیمی‌تر، امکان گوش دادن به پیام ها به صورت متوالی بود و پیام ها تا زمانی که بازیابی شوند به شرطی که صندوق پستی پر نباشد در یک سیستم ذخیره می شدند. اما دیجیتالی کردن سیستم‌های پست صوتی ویژگی‌های بیشتری را ارائه می‌دهد زیرا بسته‌ها می‌توانند هر اطلاعاتی را که می‌تواند به صورت دیجیتالی منتقل شود، در خود جای دهند.

voicemail دارای ویژگی هایی مانند رابط کاربری برای فعال کردن، پخش و مدیریت پیام ها است. همچنین ویژگی‌های اعلان وجود دارد که دریافت‌کنندگان پست صوتی را از پیام‌های در حال انتظار مطلع می‌کنند.

مزایای پست صوتی (Voicemail)

دسترسی ۲۴/۷

پست صوتی تضمین می کند که کسب و کار و کارمندان شما همیشه به صورت ۷ روز در هفته و ۲۴ ساعته در دسترس باشند. البته که صندوق صوتی معمولاً نسبت به برقراری ارتباط مستقیم با شخص مطلوبیت کمتری دارد، اما تجربه بهتری نسبت به عدم دسترسی به یک شخص است. این ویژگی به خصوص برای موقعیت هایی مفید است که کارکنان معمولاً از تلفن دور هستند، یا حتی زمانی که کارمندان معمولی نمی‌توانند هنگام شرکت در جلسات به تلفن‌های خود پاسخ دهند.

حذف زمان انتظار

معطل ماندن برای اکثر مردم یک تجربه ناامید کننده است. با استفاده از پست صوتی، مشتریان می‌توانند توضیحات و مشکلات خود را به‌سرعت بدون اینکه احساس کنند وقتشان به دلیل تعلیق تلف شده است، بیان کنند. سپس، گیرنده پیام نیز می تواند به محض در دسترس بودن تماس خود را برقرار کرده و زمان انتظار تماس گیرنده را کاهش دهد.

مقرون به صرفه

صندوق صوتی ممکن است هزینه های کارکنان را کاهش دهد و در عین حال سطوح خاصی از رضایت مشتری را حفظ کند. با صندوق صوتی، یک کسب و کار ممکن است به تعداد زیادی از کارکنان خدمات مشتری نیاز نداشته باشد. و یا با برقراری پست صوتی برای در ساعات خاصی از روز، دستمزد اضافه کاری کارکنان خدمات مشتری را کاهش دهد.

غربالگری تماس

پست صوتی کارکنان شما را قادر می سازد تا تماس های دریافتی را بررسی کنند و تماس‌های با اولویت بالا را پاسخ گفته و مسائل غیر فوری را دسته بندی کنند تا بعداً به آن ها رسیدگی شود.

سیستم پست صوتی چگونه کار می کند؟

زمانی که سیستم تلفن به سیستم صندوق صوتی متصل است، وقتی با شماره تماس گرفته می شود و خط پاسخ داده نمی شود یا مشغول است، تماس گیرنده به پیامی که قبلاً توسط کاربر ضبط شده است گوش می دهد. این پیام می‌تواند به تماس‌گیرنده دستور بدهد که یک پیام صوتی بگذارد، یا گزینه‌های موجود دیگری را ارائه دهد. گزینه‌ها شامل انتقال به داخلی دیگر یا مسئول پذیرش است. سیستم‌های voicemail همچنین اعلان‌هایی را به کاربران ارائه می‌دهند تا آن ها را از پست‌های صوتی جدید مطلع کنند. اکثر سیستم‌های پست صوتی مدرن راه‌های متعددی را برای کاربران فراهم می‌کنند تا پست صوتی خود را بررسی کنند، از جمله دسترسی از طریق رایانه‌های شخصی، تلفن‌های همراه، تلفن ثابت یا حتی از طریق برنامه‌های VoIP در حال اجرا در تلفن‌های هوشمند.