پیش گفتار
ارتباط موثر برای موفقیت هر سازمانی حیاتی است. براساس یک مطالعه توسط PwC، ارتباط موثر تاثیر مستقیمی بر روابط مشتری و موفقیت کسب وکار دارد. این مطالعه نشان داد که ۹۱ درصد از مشتریان ترجیح می دهند با برندهایی تجارت کنند که ارتباطات شخصی، مرتبط و به موقع ارائه می دهند. و وقتی صحبت از ارتباطات کارآمد می شود، سیستم IP PBX به عنوان یکی از نوآورانه ترین و پویاترین راه حل های موجود شناخته می شود.
با توانایی ادغام یکپارچه با VoIP، انتقال SIP و دیگر پروتکل های ارتباطی، یک زیرساخت ارتباطی انعطاف پذیر و مقیاس پذیر برای کسب و کارها فراهم می کند که می تواند با نیازهای در حال تغییر آن ها سازگار شود. چه یک کسب وکار کوچک باشید و چه یک شرکت بزرگ، یک سیستم IP PBX می تواند به شما در ساده کردن فرایندهای ارتباطی، کاهش هزینه ها و بهبود بهره وری کمک کند.
بنابراین، خود را آماده کنید تا بفهمید این فن آوری نوآورانه چگونه می تواند شیوه برقراری ارتباط در کسب وکار شما را متحول کند.
تسلط بر درون و بیرون سیستم های IP PBX
در هسته آن، یک IP PBX یک سیستم ارتباطی است که امکان برقراری ارتباط صوتی و داده ای از طریق اینترنت را به جای خطوط تلفن سنتی فراهم می کند. این یک جایگزین مدرن و انعطاف پذیر برای سیستم های PBX میراثی است که زمانی در ارتباطات تجاری هنجار بودند.
انواع مختلفی از سیستم های IP PBX موجود است مانند:
IP PBX میزبانی شده: یک راه حل ابری که توسط یک ارائه دهنده شخص ثالث میزبان
ی می شود.
IP PBX در محل: یک راه حل نصب شده محلی که توسط کسب وکار مدیریت می شود.
IP مجازی PBX: یک راه حل ترکیبی که مزایای هر دو سیستم میزبان و در محل را ترکیب می کند.
سیستم های تلفن IP PBX چگونه کسب وکار شما را متصل نگه می دارند
IP PBX با تبدیل سیگنال های صوتی آنالوگ به سیگنال های دیجیتال که می توانند از طریق اینترنت منتقل شوند، ارتباط صوتی و داده ای را ممکن می سازد. این فرآیند به عنوان دیجیتال سازی شناخته می شود و برای ارتباط VoIP ضروری است.
هنگامی که یک تماس با استفاده از سیستم IP PBX برقرار می شود، از طریق سرور PBX و سپس به مقصد مناسب هدایت می شود. این فرآیند با نام مسیریابی تماس شناخته می شود و با استفاده از مجموعه ای از قوانین و الگوریتم ها انجام می شود که بهترین مسیر برای تماس را براساس فاکتورهایی مانند موقعیت مکانی، زمان روز و شناسه تماس گیرنده تعیین می کند.
زمانی که تماس به مقصد می رسد، توسط موبایل یا دستگاه گیرنده کنترل می شود. این فرآیند به عنوان کنترل تماس شناخته می شود و می تواند شامل ویژگی های مختلفی مانند ارسال تماس، پیام صوتی و ضبط تماس باشد.
فن آوری پشت سیستم های تلفن IP – PBX
یکی از تکنولوژی های کلیدی که IP PBX را قادر به کار کردن می کند، SIP trunking است. SIP (Session Initiation Protocol) یک پروتکل سیگنال دهی است که ارتباط صوتی و تصویری را بر روی شبکه های IP ممکن می سازد. این فن آوری به دستگاه ها و اپلیکیشن های مختلف اجازه می دهد تا به صورت یکپارچه با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و یک زیرساخت ارتباطی انعطاف پذیر و مقیاس پذیر را فراهم می کند.
پروتکل مهم دیگری که IP PBX از آن استفاده می کند، VoIP است. VoIP فن آوری است که ارتباط صوتی از طریق اینترنت را ممکن می سازد. این روش با تبدیل سیگنال های صوتی آنالوگ به سیگنال های دیجیتال که می توانند از طریق اینترنت منتقل شوند، کار می کند. فن آوری VoIP بخشی جدایی ناپذیر از سیستم های تلفن IP PBX است و کسب و کارها را قادر می سازد تا با استفاده از ارتباط اینترنتی موجود خود تماس برقرار و دریافت کنند.
کسب و کارها می توانند از ویژگی ها و قابلیت های پیشرفته ای بهره مند شوند که زمانی تنها برای شرکت های بزرگ با سیستم های PBX میراث گران قیمت با استفاده از تکنولوژی هایی مانند انتقال SIP و VoIP در دسترس بودند.
باز کردن قدرت IP PBX: ویژگی ها
در اینجا ویژگی های اصلی یک سیستم IP PBX آورده شده است:
مسیریابی و ارسال تماس – مسیریابی و ارسال تماس از ویژگی های ضروری هر سیستم IP PBX است. آن ها به کسب وکارها اجازه می دهند تماس ها را براساس فاکتورهایی مانند زمان روز، موقعیت مکانی و شناسه تماس گیرنده به مقصد مناسب هدایت کنند.
IVR (پاسخ صوتی تعاملی)- IVR کسب و کارها را قادر می سازد تا منوهای صوتی سفارشی ایجاد کنند که تماس گیرندگان را از طریق مجموعه ای از گزینه ها راهنمایی می کند و به آن ها اجازه می دهد تا بخش یا سرویس مورد نیاز خود را انتخاب کنند. IVR به کاهش زمان انتظار تماس کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که تماس گیرندگان به مقصد درست هدایت می شوند.
ضبط تماس – یک ویژگی ضروری برای کسب و کارهایی که باید سوابق تماس های خود را برای اهداف قانونی یا انطباق حفظ کنند. این قابلیت به کسب وکارها امکان می دهد تا درخواست های بررسی بعدی را ثبت و ذخیره کنند و از گم نشدن اطلاعات مهم اطمینان حاصل کنند.
کنفرانس تماس – یک ویژگی قدرتمند که به کسب و کارها اجازه می دهد میزبان جلسات مجازی باشند و با همکاران و مشتریان از هر جای دنیا هم کاری کنند. این قابلیت چندین کاربر را قادر می سازد تا به یک تماس بپیوندند و اطلاعات را به صورت درلحظه به اشتراک بگذارند و بهره وری و کارایی را افزایش دهند.
Voicemail – کسب وکارها را قادر می سازد تا پیام های صوتی را در زمانی که قادر به پاسخ دادن به تماس نیستند، دریافت و ذخیره کنند. این کار تضمین می کند که پیام های مهم از دست نمی روند و تماس گیرندگان می توانند پیامی برای تماس گیرنده بگذارند.
صف تماس – به کسب و کارها اجازه می دهد حجم بالای تماس را به طور موثر مدیریت کنند. این کار تماس گیرندگان را قادر می سازد که در صف منتظر بمانند تا یک نماینده برای تماس آن ها در دسترس باشد، و خطر تماس های از دست رفته و فرصت های از دست رفته را کاهش می دهد.
توانمندسازی ارتباطات کسب وکار: مزایا
در ادامه به مزایای IP PBX می پردازیم که ارتباطات تجاری می توانند بیش ترین بهره را از آن ببرند:
صرفه جویی در هزینه – یکی از مهم ترین مزایای سیستم های تلفن IP PBX صرفه جویی در هزینه است. برخلاف سیستم های PBX سنتی که نیاز به سخت افزار و نگهداری گران قیمت دارند، سیستم های تلفن IP PBX از زیرساخت شبکه موجود استفاده می کنند که به طور قابل توجهی هزینه های پیش رو را کاهش می دهد. علاوه بر این، سیستم های تلفن IP PBX می توانند از راه دور مدیریت شوند و نیاز به کارکنان IT در محل و هزینه های مرتبط را کاهش دهند.
مقیاس پذیری – مقیاس پذیری یکی دیگر از مزایای کلیدی سیستم های تلفن IP PBX است. آن ها به راحتی می توانند نیازهای متغیر یک کسب وکار را برآورده کنند و آن ها را به یک راه حل انعطاف پذیر تبدیل کنند که بتواند با رشد یا انقباض سازگار شود. این موضوع به ویژه برای کسب وکارهایی اهمیت دارد که نوسانات فصلی یا رشد سریع را تجربه می کنند.
انعطاف پذیری – انعطاف پذیری یکی دیگر از مزایای سیستم های تلفن IP PBX است. آن ها کسب و کارها را قادر می سازند تا به صورت یکپارچه در مکان ها و دستگاه های مختلف ارتباط برقرار کنند، که در نیروی کار سیار و دورکار امروزی ضروری است. کارمندان می توانند از هر جای دنیا کار کنند و همچنان به همان ابزارها و ویژگی های ارتباطی دسترسی داشته باشند و از ارتباط و بهره وری آن ها اطمینان حاصل کنند.
بهره وری – سیستم های تلفن IP PBX می توانند بهره وری را با ارائه ویژگی ها و ابزارهای ارتباطی پیشرفته افزایش دهند. این ویژگی ها از مسیریابی و ارسال تماس گرفته تا کنفرانس و پیام صوتی، به ساده کردن ارتباط و اطمینان از اینکه کارمندان می توانند به طور موثر و کارآمد کار کنند، کمک می کنند. این می تواند به افزایش بهره وری، بهبود خدمات مشتریان و نتایج بهتر کسب وکار تبدیل شود.
آشنایی با قابلیت های تلفن های هوشمند با IP PBX
سافت فون یک برنامه نرم افزاری است که کاربران را قادر می سازد تا از طریق اینترنت و با استفاده از کامپیوتر، تبلت یا موبایل هوشمند خود تماس برقرار و دریافت کنند. این برنامه در اصل یک دستگاه را به یک تلفن مجازی تبدیل می کند و به کاربران اجازه می دهد تماس ها را طوری برقرار و دریافت کنند که گویی از یک تلفن سنتی استفاده می کنند.
اپلیکیشن های تلفن همراه می توانند به صورت یکپارچه با سیستم های تلفن IP PBX ادغام شوند و به کسب وکارها امکان استفاده از طیف گسترده ای از ابزارها و ویژگی های ارتباطی را بدهند. تلفن های همراه معمولا از VoIP برای انتقال داده های صوتی از طریق اینترنت استفاده می کنند که نیاز به خطوط تلفن و سخت افزارهای سنتی را از بین می برد.
مزایای بسیاری برای استفاده از نرم افزارهای تلفن همراه با سیستم های IP PBX وجود دارد. به عنوان مثال، سافت فون ها کارمندان را قادر می سازند تا از راه دور کار کنند و همچنان به همان ابزارها و ویژگی های ارتباطی دسترسی داشته باشند که گویی در دفتر کار هستند.
تلفن های هوشمند نیز می توانند مقرون به صرفه باشند، چرا که نیاز به خطوط تلفن و سخت افزارهای سنتی را از بین می برند. این تلفن ها انعطاف پذیرتر از گوشی های سنتی هستند؛ زیرا می توان از آن ها در طیف گسترده ای از دستگاه ها استفاده کرد و به راحتی می توان آن ها را برای رفع نیازهای خاص یک کسب وکار سفارشی سازی کرد.
آشنایی با محدودیت های IP PBX
۱. وابستگی به اتصال اینترنت
یکی از محدودیت های اصلی سیستم های IP PBX وابستگی آن ها به اتصال اینترنت است. از آنجایی که سیستم های IP PBX از اینترنت برای انتقال داده استفاده می کنند، می توانند تحت تاثیر مسائلی مانند ازدحام شبکه، تاخیر و قطعی قرار بگیرند. این بدان معنی است که کسب وکارهایی که به شدت به ارتباط صوتی متکی هستند، ممکن است در صورت غیرقابل اعتماد بودن ارتباط اینترنتی خود، اختلال یا قطعی را تجربه کنند.
برای کاهش این خطر، کسب و کارها می توانند اتصالات اینترنتی اضافی را پیاده سازی کنند یا از ابزارهای کیفیت سرویس QoSبرای اولویت بندی ترافیک صوتی نسبت به انواع دیگر داده ها استفاده کنند. با این حال، پیاده سازی این راه حل ها می تواند هزینه بر و پیچیده باشد و ممکن است برای همه کسب و کارها عملی نباشد.
۲. ریسک های امنیتی بالقوه
یکی دیگر از محدودیت های سیستم های IP PBX، خطرات امنیتی بالقوه ای است که آن ها ایجاد می کنند. از آنجایی که سیستم های IP PBX از اینترنت برای انتقال داده استفاده می کنند، در برابر تهدیدهای امنیتی مشابه دیگر دستگاه های متصل به اینترنت آسیب پذیر هستند. به عنوان مثال، هکرها ممکن است تلاش کنند تا به یک سیستم IP PBX برای استراق سمع مکالمات، سرقت داده های حساس یا راه اندازی یک حمله انکار سرویس دسترسی پیدا کنند.
برای کاهش این خطرات، کسب و کارها می توانند اقدامات امنیتی مانند فایروال، رمزنگاری و کنترل های دسترسی را پیاده سازی کنند. با این حال، اجرای این اقدامات می تواند پیچیده باشد و ممکن است نیاز به نگهداری و به روزرسانی مداوم داشته باشد.
۳. پیچیدگی فنی
سیستم های تلفن IP PBX می توانند از نظر فنی پیچیده باشند، که می تواند چالشی برای کسب و کارهایی باشد که فاقد تخصص IT داخلی هستند. به عنوان مثال، پیکربندی یک سیستم IP PBX برای پاسخگویی به نیازهای خاص یک کسب وکار می تواند به دانش گسترده ای از پروتکل های شبکه سازی، مسیریابی تماس و سایر جزئیات فنی نیاز داشته باشد.
برای حل این چالش، کسب و کارها می توانند با یک ارائه دهنده خدمات مدیریت شده (MSP)که در سیستم های IP PBX تخصص دارد، کار کنند. یک MSP می تواند پشتیبانی و نگهداری مداوم را فراهم کند و همچنین به کسب و کارها کمک کند تا سیستم های IP PBX خود را برای نیازهای خاص خود بهینه سازی کنند.
مقایسه سیستم های تلفن VoIP و IP PBX: کدام یک گزینه بهتری برای کسب وکار شما است؟
سیستم تلفن IP PBX | سیستم تلفن VoIP |
|
سیستم تلفنی که از شبکه های IP برای برقراری تماس و انتقال داده استفاده می کند | سیستم تلفنی که از اینترنت برای برقراری تماس و انتقال داده استفاده می کند | تعریف |
هزینه اولیه بالاتر سخت افزار، نرم افزار و نگهداری | هزینه پایین سخت افزار، نرم افزار و نگهداری | هزینه |
مقیاس پذیری به محدودیت های سخت افزاری و نرم افزاری بستگی دارد و ممکن است به هزینه های اضافی نیاز داشته باشد. | به سادگی مقیاس پذیر و قابل گسترش | مقیاس پذیری |
قابل اعتمادتر به دلیل مکانیزم های افزونگی داخلی و شکست | احتمال اتصال به اینترنت و قطعی برق | قابل اعتماد بودن |
به طور کلی کیفیت تماس بهتر به دلیل سخت افزار اختصاصی و مدیریت بهتر ترافیک شبکه | وابستگی به اتصال اینترنت و ترافیک شبکه | کیفیت تماس |
ارائه ویژگی های سنتی PBX مانند مسیریابی تماس، IVR، پیام صوتی و صف تماس | ممکن است فاقد برخی ویژگی های PBX سنتی باشد، اما ویژگی های پیشرفته ای مانند کنفرانس ویدیویی و هم کاری را ارائه می دهد. | ویژگی |
امنیت بیشتر به دلیل ویژگی های امنیتی داخلی و ایزولاسیون شبکه | احتمال آسیب پذیری بیشتر در برابر تهدیدات امنیتی به دلیل اتصال به اینترنت | امنیت |
سازگاری با تجهیزات و دستگاه های تلفن سنتی | ممکن است با همه دستگاه ها و سیستم ها سازگار نباشد | سازگاری |
نتیجه گیری
زمانی که بهترین سیستم تلفن را برای کسب وکار خود در نظر می گیرید، مهم است که مزایا و معایب VoIP را در مقابل آن بسنجید. IP PBX. در حالی که راه اندازی VoIP ممکن است مقرون به صرفه تر و آسان تر باشد، IP PBX ویژگی های پیشرفته تر و کنترل بیشتری بر سیستم تلفن شما ارائه می دهد.
VoIP همچنین برای کسب و کارهایی با کارکنان دورکار یا سیار، و آن هایی که بر هم کاری و ارتباط متمرکز هستند، مناسب تر است در حالی که سیستم های IP PBX برای کسب و کارهایی با نیازهای تلفنی در محل، و آن هایی که به ویژگی های سنتی PBX نیاز دارند، مناسب تر است.
دیدگاهتان را بنویسید